名刺交換。
この言葉を聞いて、慣れていないため、ちょっと不安な気持ちを感じる方は多いのではないでしょうか。
今回はその名刺交換について、マナーや渡す順番、お互いに同時に名刺を出しあったらどうするか、などをお話していきます。
名刺を準備するところから順にお伝えしていきたいと思います。
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1 準備
自分の名刺入れを用意して、名刺を十分に補充しておきましょう。
手持ちのカバンにも予備を常に携帯し、名刺が無いという事態を起こさないようにケアしましょう。
名刺入れは、いただいたものと自分のものとが分けられるものが良いでしょう。
名刺入れではなく財布から取りだすのは、もってのほかで、マナー以前の問題です。
自分の名刺を名刺入れに収納するときにも注意が必要です。
スムーズに取り出しやすいような場所に入れましょう。
また、びっちり名刺を詰め過ぎると取り出しづらくなります。
そのため、渡すタイミングが遅れてしまい、マナーを欠くことになりかねません。
また、びっちり詰め過ぎると、名刺入れの素材の色が名刺に付いてしまうことがありますので、それを渡してしまった時点でマナー違反ですね。
私は夏場に名刺入れをワイシャツの胸ポケットに入れておいたのが湿気で名刺に色移りしてしまい、何枚も捨てなければいけなかった記憶があります。
2 渡す順番は、訪問者が先
見出しを「渡す順番は、訪問者が先」としましたが、正確には目下の者が先に渡す、と言った方がいいかもしれません。
では、目下、とはどう意味か。
お付き合いをしたい、だから名刺交換をしたい、とお願いしている側が目下になります。
ですので、名刺交換をお願いしている方が、先に「私は〇〇会社の〇〇部署の〇〇です」とフルネームで自己紹介をして名刺交換を始めるのがマナーです。
お願いする側が自分の身元を明かすのが順番として先、というのは自然な流れですね。
それに応じて、訪問を受けた側が、「はい、分かりました。お付き合いさせていただきましょう」、という意味で名刺を渡します。
名刺交換の場において、大事なことは、お付き合いをお願いしている側が、これからの付き合いの中で、最大限の礼を尽くすことを表現することなのです。
お願いされた側もそれに対して敬意を持って対応するのがマナーです。
3 お互いが複数人だった時の順番
お互いが複数人の時の順番です。
上司と一緒に訪問した時には上司が初めに名刺交換をします。
部下が名刺交換するのはその次です。
また、名刺交換をするのも相手のなかで一番偉い方から順番にしていくのもマナーです。
ですので、名刺交換は、上司が相手の一番偉い人と始め、その時の部下は待機です。
次に、上司が相手の2番目に偉い人と名刺交換するときに、部下は相手の一番偉い人と名刺交換する、という順番です。
4 同時に名刺を出した場合
お互いの立場が目上も目下もなかった場合や、何かしらのタイミングで名刺を同時に出した状態になることもあると思います。
そのように、同時に名刺を出した場合、自分の名刺は右手に持ちます。
相手の名刺は左手で受け取り、右手がフリーになったら、いただいた名刺に添えて、大事に扱いましょう。
5 その他のマナー
◆自分の名刺も相手の名刺も両手で扱いましょう。
◆目上の相手が先に名刺を出してきたら、「申し遅れました」とお詫びする感じの言葉と一緒にこちらの名刺を出しましょう。
相手の名刺よりも下の高さから出してくださいね。
◆名刺は胸の高さから渡しましょう。
◆相手との間にテーブルがあっても、脇からまわり、名刺交換するのがマナーです。
◆テーブルを挟んで座った場合、受け取った名刺は左側に置きましょう。
テーブルの上に自分の名刺入れを置き、その上にいただいた名刺を置くと丁寧な印象になります。
相手には座布団の上に座ってもらう、というイメージです。
名刺を置く場所がない時には「失礼いたします」と言って名刺入れにしまいましょう。
◆相手の名前や会社名などを自分の指で隠してしまうのはマナー違反です。
また、自分が渡す時にも自分の名前などを指で隠してしまわないように気をつけましょう。
◆退出する時はいただいた名刺を忘れないように注意しましょう。
緊張から解かれる安心感から、うっかりミスが結構起こります。
◆自分の名刺を落としてしまったら、その名刺は絶対に渡してはいけません。
お詫びした後に、新しいものを渡しましょう。
◆名刺を忘れてしまったら、「忘れてしまいました」と言ってはいけません。
「只今、名刺を切らしておりまして、大変失礼いたしました」などというのがマナーです。
この場合、すぐに名刺を詫び状と共に送付するのが基本ですが、お互いの会社のカラーや関係にもよります。
上司に相談することをオススメします。
あとがき
管理人の私は社会人になってから、しばらくは名刺交換をする機会と立場にもありませんでした。
名刺交換、と聞くとどうやって対応していいかがよく分からなかったので、名刺は持ちたくないな・・・と思っていました。
でも、お店の店長をすることになって、名刺交換をしなくてはいけなくなったんです。
ショッピングモールの新店舗がオープンする時にその立場になりました。
工事業者の方たちや、仕入先、クレジット会社の方や他の店舗の方たち・・・
名刺交換で、マナーや渡す順番などで失敗も多かったですが、学ぶことは多かったように思えます。